چگونه برای کسب و کارتان سیستم‌سازی کنید؟
سحر اکبریان سیستم‌سازی به کسب و کار شما اجازه می‌دهد مثل یک ماشین روغن کاری شده کار کند و در عین حال آن را ساده‌تر، پربازده‌تر و در نهایت سودآورتر کند. سوالی که در اینجا پیش می‌آید این است که سیستم چیست؟ اگر بخواهیم خیلی ساده جواب این سوال را بدهیم باید بگوییم که سیستم مجموعه‌ای از فرآیندها، ابزارها، افراد و استراتژی‌ها است که همه با هم برای حل یک مشکل یا رسیدن به یک هدف مشخص کار می‌کنند.
بنابراین، هر زمان که برای انجام دادن کارهایتان از روش‌های خاصی استفاده می‌کنید، یعنی سیستم دارید و تنها مسئله این است که با توجه به اهداف تجاری‌تان سیستم خود را به کارآمدترین، بهینه‌ترین و موثرترین سیستم تبدیل کنید. از آنجایی که این مسئله از اهمیت بالایی برخوردار است، ما قصد داریم در این مقاله چند ترفند ساده و در عین حال کاربردی را ارائه کنیم که به شما اجازه می‌دهد سیستمی کارآمد برای مجوعه‌تان طراحی کنید.
۱. چگونه برای کسب و کارتان سیستم‌سازی کنید؟ وظایف کلیدی مجموعه‌تان را شناسایی کنید.
اولین گامی که باید انجام دهید این است که وظایف کلیدی مجموعه‌تان را شناسایی کنید. هر چقدر هم که این کار زمان ببرد، باید آن را انجام دهید. به خاطر اینکه وقتی بدانید برای بهبود اوضاع‌تان به چه چیزی نیاز دارید، خیلی راحت‌تر می‌توانید آن را به دست بیاورید.
شاید کسب و کار شما چندین وظیفه‌ی کلیدی داشته باشد، ولی باید بتوانید آن‌ها را اولویت بندی کنید، اما چطور؟ این سه سوال برای اولویت‌بندی به شما کمک ویژه‌ای می‌کند: چقدر زمان می برد تا تکمیل شود، چقدر پیچیده است و چند نفر را در فرآیند کسب و کار درگیر می‌کند.
۲. وظایف‌تان را به قسمت‌های کوچک‌تر تقسیم کنید.
هنگامی که وظایف کلیدی‌ای را که باید سیستماتیک شوند شناسایی کردید، آن‌ها را به قسمت‌های کوچک‌تر تقسیم کنید تا مدیریت آن‌ها آسان‌تر شود. به طور مثال، نحوه‌ی بازاریابی محموعه‌تان در رسانه‌های اجتماعی را می‌توان به چند فرآیند کوچک‌تر تقسیم کرد؛
مثلا: تولید محتوا، زمان‌بندی برای ارسال و افزایش بازدید. وقتی جزئیات کار را برای خودتان لیست می‌کنید، هیولای بزرگی که از آن ساخته بودید فرو می‌ریزد و خیلی ساده‌تر می‌توانید برایشان سیستم‌سازی کنید.
۳. وظایف تکراری را خودکار یا برون سپاری کنید.
شما می‌توانید بسیاری از وظایف کسب و کارتان را خودکار کنید. بازاریابی ایمیلی نمونه‌ای است که در این حوزه به ذهن می‌رسد. همه‌ی ارائه دهندگان خدمات ایمیل سطحی از اتوماسیون را ارائه می‌دهند. به عنوان مثال، می‌توانید مجوعه‌ای ایمیلی تنظیم کنید که به طور خودکار در زمان‌های تعیین شده یا مناسبت‌های خاص برای مشتریان‌تان ارسال شود. اتوماسیون و برون سپاری باعث می‌شود زمان بیشتری برای کارهای مهم‌تر داشته باشید و دقت کارتان هم به طرز چشم‌گیری بالا برود.
۴. چک لیست‌ها را دائما بررسی کنید و آن را توسعه دهید.
الگوها و چک لیست‌ها به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید کسب و کارتان یک روند مشخص را دنبال می‌کند. برای بررسی چک‌لیست‌ها اپلیکیشن‌های زیادی وجود دارد. از طرف دیگر، به کمک این برنامه‌ها می‌توانید برای کارهایی که به دستورالعمل‌های پیچیده‌تری نیاز دارند، راهنمای عملکرد تعریف کنید تا سایر همکاران‌تان هم بتوانند از آن‌ها استفاده کنند. این اقدام یکی از مهم‌ترین کارهایی است که باید برای سیستم‌سازی کسب و کارتان انجام دهید.
۵. چگونه برای کسب و کارتان سیستم‌سازی کنید؟ یک جدول زمانی ایجاد کنید.
جدول زمانی برای مطمئن شدن از پیشروی روند کارها و کارآمد بودن سیستم کسب و کار شما حیاتی است، چرا که می‌تواند به شما در تعیین انتظارات برای مدت زمان انجام یک کار یا تعداد دفعات انجام آن کمک کند. از طرف دیگر، داشتن جدول زمانی باعث می‌شود تا بتوانید نحوه اولویت بندی وظایف و تعداد دفعات تکمیل آن‌ها را مشخص کنید.
با چند مثال بیشتر توضیح می‌دهیم:
- هر چند وقت یکبار می‌خواهید مطالبی را در شبکه‌های اجتماعی ارسال کنید؟
- چند بار باید عملکرد تیم را بررسی کنید؟
- چقدر باید برای ویرایش ویدیوها زمان بگذارید؟
۶. برای سیستم کاری‌تان بررسی‌های دوره‌ای در نظر بگیرید.
برای اطمینان از اثربخشی سیستم‌سازی‌تان، دوره‌های بازبینی منظمی را برای ارزیابی عملکرد سیستم‌های خودتان تعیین کنید. تعداد دفعات این بررسی‌ها را بر اساس پیچیدگی سیستم‌ها و سرعت تغییر در سازمانتان تعیین کنید.
بررسی‌های منظم به شما این امکان را می‌دهد تا خیلی سریع هر نوع مشکلی را حل کنید، برایش راه‌حل پیدا کنید و در مسیر پیشرفت حرکت کنید.
با هم برشی از کتاب صوتی «سیستم سازی در کسب و کار» را بشنویم:
برای دانلود کتاب صوتی «سیستم سازی در کسب و کار» روی تصویر زیر کلیک کنید.
دیدگاه‌ها 0